مشمولینی که ادعای کفالت پدر، مادر، خواهر و ... را دارند می‌توانند مدارک زیر را پس از تأیید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اقامت و اداره امور ایرانیان وزارت امور خارجه (واقع در ساختمان شماره 3) شخصاً، توسط پدر و مادر و یا وکیل خود به سازمان وظیفه عمومی فراجا واقع در (تهران - میدان سپاه) تحویل دهند.
قبل از مراجعه به اداره امور ایرانیان جهت اطلاع از وصول پرونده از نمایندگی مربوطه به دبیرخانه این اداره به شماره 61153239 تماس گرفته شود.
مدارک مورد نیاز:
- تکمیل یک برگ فرم درخواست معافیت کفالت مبنی بر تأیید وضعیت خانوادگی و صحت ادعای مشمول که به امضای سه نفر از بستگان وی رسیده باشد. در مواردی که فرد بستگانی در خارج از کشور ندارد، پس از تکمیل و ارسال مدارک، شهود می‌توانند ضمن اعلام نسبت با مشمول، قسمت مربوطه را در ایران تکمیل نموده و سپس به تأیید یکی از دفاتر اسناد رسمی برسانند.
- ارائه اصل شناسنامه جدید پدر و مادر مشمول و تصویر کلیه صفحات، و یا گواهی فوت پدر و یا طلاقنامه مادر
- ارائه اصل شناسنامه جدید خواهران و برادران مشمول و تصویر کلیه صفحات و یا گواهی فوت
- ارائه دو قطعه عکس جدید پدر و مادر مشمول، 4*3 تمام رخ، بدون کلاه، عینک تیره و پشت نویسی شده (برای خانم‌ها با رعایت حجاب کامل اسلامی)
- ارائه اصل شناسنامه جدید همسر و یا همسران دیگر پدر و تصویر کلیه صفحات آن و یا گواهی فوت آنها
- ارائه اصل شناسنامه جدید مشمول و یک سری تصویر کلیه صفحات آن حتی صفحات سفید
- چهار قطعه عکس جدید مشمول، 4*3 تمام رخ، بدون کلاه، عینک تیره و پشت نویسی شده
- ارائه اصل گذرنامه معتبر ایرانی مشمول و یک سری تصویر خوانا از تمام صفحات آن حتی صفحات سفید
- ارائه اصل و تصویر آخرین مدرک تحصیلی و گواهی اشتغال به تحصیل در صورت دانشجو بودن
- ارائه اصل و تصویر کارت شناسایی ملی
- ارائه اصل و تصویر مدرک اقامتی مشمول
- تنظیم وکالت نامه توسط مشمول از طریق سامانه میخک برای پیگیری پرونده در وزارت امور خارجه و سازمان نظام وظیفه (پدر و مادر نیاز به وکالت نامه ندارند)
- راهنمای تکمیل برگ درخواست معافیت کفالت و برگ تأیید درخواست معافیت (فرم درخواست معافیت کفالت) ویژه مشمولان ایرانی مقیم خارج از کشور
مشخصات مشمول:
- مشمول با مراجعه به نمایندگی جمهوری اسلامی ایران درخارج ازکشور، تقاضای خود را برای بهره مندی از معافیت کفالت مطرح و پس‌از دریافت برگ درخواست معافیت از نمایندگی، نسبت به درج مشخصات سجلی، تحصیلی، اقامتی و سایر اطلاعات خواسته شده، در محل مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت اقدام و با امضاء واثر انگشت آن را تایید می‌نماید. متصدی امور کنسولی ضمن رویت اصل مدارک مانند شناسنامه،گذرنامه، مدرک تحصیلی، مدارک اقامتی و....، علاوه بر کنترل و تطبیق اطلاعات ثبت شده در فرم، اقامت مشمول در خارج از کشور را نیز احراز می‌نماید.
- نوع معافیت کفالت، بر اساس ماده (44) قانون خدمت وظیفه عمومی مانند معافیت کفالت پدر 70 سال تمام، پدر بیمار کمتر از 70 سال نیازمند مراقبت، مادر فاقد همسر، برادر صغیر و... توسط مشمول و با راهنمایی متصدی امور کنسولی تعیین و در محل مربوط درج می‌گردد.
- عکس مشمول در محل مربوط بر روی فرم درخواست معافیت کفالت الصاق و به مهر نمایندگی ممهور می‌گردد.
مشخصات بستگان مشمول:
- مشخصات کلیه اعضای خانواده مشمول شامل پدر، مادر، برادران و خواهران (اعم از مجرد یا متاهل- تنی یا ناتنی) به طور کامل و دقیق و برابر اطلاعات شناسنامه‌ای توسط مشمول در محل مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت درج می‌گردد و در صورتی که مشمول متقاضی معافیت کفالت جد و یا جده باشد، علاوه بر درج مشخصات جد یا جده باید مشخصات کلیه فرزندان جد یا جده و مشخصات کلیه نوه‌های آنان نیز در جدول مذکور درج گردد.
- متصدی امورکنسولی ضمن رویت اصل شناسنامه‌های مربوط به بستگان مشمول، نسبت به کنترل و تطبیق اطلاعات ثبت شده در جدول اقدام خواهد کرد.
مشخصات گواهان:
سه نفر از بستگان مشمول با حضور در نمایندگی، ضمن درج مشخصات خود در محل مربوط فرم درخواست معافیت کفالت، صحت ادعای مشمول در خصوص کفالت درخواستی را با امضاء و اثر انگشت تأیید می‌نمایند. متصدی امور کنسولی می‌بایست نسبت به تفهیم مفاد ماده (60) قانون خدمت وظیفه عمومی در مورد مجازات شهادت کذب، گواهی خلاف واقع و مکتوم داشتن حقیقت به گواهان اقدام و آنان را نسبت به موضوع توجیه نماید.
اظهاریه بستگان مشمول:
- هریک از بستگان مشمول شامل پدر، مادر، برادر، خواهر، پدربزرگ و مادربزرگ که مقیم خارج ازکشور بوده و مشمول حسب مورد تقاضای کفالت آنان را دارد، با حضور در نمایندگی، حسب مورد ردیف‌های 1 تا 6 در قسمت مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت را علامت زده و با امضاء و اثر انگشت آن را تأیید می‌نمایند.
- هر یک از بستگان مشمول (پدر، مادر، برادر، خواهر، پدربزرگ ومادربزرگ) که مشمول حسب مورد، تقاضای کفالت آنان را دارد می‌بایست برای احراز اقامت در خارج، ردیف (7) را نیز تکمیل نمایند.
گواهی نمایندگی جمهوری اسلامی ایران:
- مشمول، بستگان مشمول مقیم خارج و گواهان می‌بایست با حضور در نمایندگی و در حضور متصدی امور کنسولی ضمن تکمیل فرم، اظهارات خود را با امضاء و اثر انگشت تأیید نمایند.
- متصدی امور کنسولی می‌بایست ضمن رویت و بررسی مدارک هویتی اشخاص، نسبت به احراز هویت مشمول و گواهان و همچنین احراز هویت و حیات بستگان مشمول اطمینان حاصل نموده و مراتب را با درج امضاء و مهر در محل مربوط گواهی نماید. همچنین می‌بایست یک قطعه عکس تمام رخ بستگان مشمول در محل مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت الصاق و به مهر نمایندگی ممهور گردد.
- مدارک مورد نیاز به تناسب نوع معافیت – که بر اساس مندرجات دفترچه راهنمای خدمت وظیفه عمومی قابل تعیین است- از مشمول اخذ و کلیه مدارک برابر با اصل شده و ممهور به مهر نمایندگی گردد.
- پرونده متشکله پس از تکمیل و تایید مسئول نمایندگی، به اداره امور ایرانیان ارسال تا از آن طریق جهت اقدام لازم به سازمان وظیفه عمومی فراجا ارسال گردد.
ملاحظات:
- در صورتی که مشمول در خارج از کشور و بستگان وی که مدعی کفالت آنان است در داخل کشور حضور داشته باشند، نیازی به تکمیل قسمت اظهاریه بستگان مشمول در فرم درخواست معافیت کفالت نمی‌باشد و نمایندگی صرفاً ردیف(1) قسمت گواهی را که در مورد مشمول است تأیید و اقدامات بعدی را به عمل می‌آورد.
- در صورتی که مشمول در داخل کشور و بستگان وی که مشمول مدعی کفالت آنان است در خارج از کشور سکونت داشته باشند، حسب مورد ردیف‌های 1 تا 7 در قسمت اظهاریه فرم درخواست معافیت کفالت توسط بستگان ذی ربط تکمیل و نمایندگی صرفاً ردیف (2) قسمت گواهی را که درمورد بستگان مشمول است تأیید و اقدامات بعدی را به عمل می‌آورد.
- در صورتی که مشمول و بستگان وی که مدعی کفالت آنان است هر دو در خارج از کشور سکونت داشته باشند، کلیه قسمت‌های فرم درخواست معافیت کفالت حسب مورد تکمیل می‌گردد.
- با تکمیل برگه مذکور نیازی به صدور گواهی تجرد برای مادر، مادربزرگ و خواهرمشمول و همچنین گواهی قید حیات برای سایر بستگان که مشمول مدعی کفالت آنان است نمی‌باشد.
- در صورتی که مشمول در خارج از کشور سکونت داشته باشد، پیگیری امور مربوط توسط پدر و مادر بلامانع است لیکن پیگیری اقدامات توسط سایر اشخاص نیازمند ارائه وکالتنامه از سوی مشمول خواهد بود.
- در صورتی که معافیت کفالت نیازمند اعلام نظر پزشکی مبنی بر نیازمندی بستگان مشمول به مراقبت باشد و بستگان مشمول نیز مقیم خارج از کشور باشند، علاوه بر تکمیل فرم درخواست معافیت کفالت و ارسال مدارک مربوط به معافیت‌کفالت، می‌بایست «برگ رسیدگی به وضعیت پزشکی ویژه بستگان بیمار مشمول» برابر فرم شماره فرم رسیدگی به وضعیت ویژه بستگان مشمول توسط نمایندگی مجری معاینات پزشکی تکمیل گردیده نیز به همراه مدارک پزشکی مربوط به بیماری، به سازمان وظیفه عمومی فراجا ارسال گردد (بستگان بیمار مشمول در صورت تمایل می‌توانند به داخل کشور مراجعه و در شورای پزشکی وظیفه عمومی مورد معاینه قرار گیرند).