با عنایت به هماهنگی‌های به عمل آمده با سازمان وظیفه عمومی فراجا، کلیه متقاضیان معافیت پزشکی می‌توانند پس از تهیه مدارک زیر با مراجعه به نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اقامت خود اقدام نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده معافیت پزشکی:
- اصل مدارک پزشکی مربوط به سوابق بیماری و همچنین گزارش وضعیت فعلی بیمار که به یکی از زبان‌های فارسی و یا انگلیسی و به تأیید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اقامت مشمول رسیده باشد، به همراه یک سری کامل تصویر از آنها (در صورتی که مدارک و سوابق پزشکی مشمول مربوط به ایران باشد باید قبل از هرگونه اقدامی آنها را به تأیید سازمان نظام پزشکی ایران برساند).
- تکمیل فرم‌های مربوطه در بخش کنسولی ( اخذ اثر انگشت و امضاء در کنسولی الزامی است)
- تصویر گذرنامه معتبر ایرانی (2 سری)
- تصویر تمام صفحات شناسنامه (2 سری)
- تصویر پشت و روی کارت ملی (2 سری)
- شش قطعه عکس 2*3 پشت نویسی شده
- تصویر مدرک اقامتی معتبر بلاروس (۲ سری)
- تصویر آخرین مدرک تحصیلی مشمول (۲ سری)
- تنظیم وکالت نامه توسط مشمول از طریق سامانه میخک برای پیگیری پرونده در وزارت امور خارجه و سازمان نظام وظیفه (پدر و مادر نیاز به وکالت نامه ندارند)
مدارک فوق توسط پست سریع بین المللی (DHL) به نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران در شهرهای مونیخ (آلمان) – دبی (امارات عربی متحده) – پکن (چین) ارسال خواهد شد. مرکز پزشکی مربوطه اسناد پزشکی را جهت بررسی اولیه به پزشکان معتمد ارسال خواهد کرد تا پزشک مربوطه نظریه خود را راجع به بیماری متقاضی در چهارچوب مقررات سازمان وظیفه عمومی فراجا (آیین نامه معاینه و معافیت پزشکی) به مرکز پزشکی مورد نظر اعلام نماید.
چنانچه بیماری مشمول در چهارچوب مقررات نظام وظیفه تشخیص داده شود، تاریخی برای حضور متقاضی در مرکز پزشکی مربوطه تعیین خواهد گردید. مشمول موظف است در تاریخ مشخص شده جهت معاینات لازم در محل حضور یابد.
در نهایت مدارک پس از نظر نهایی پزشک و تأیید توسط مرکز پزشکی از طریق اداره امور ایرانیان وزارت امور خارجه واقع در ساختمان شماره 3 توسط پدر، مادر و یا وکیل متقاضی به سازمان وظیفه عمومی فراجا (واقع در تهران - میدان سپاه) جهت بررسی و صدور کارت معافیت ارسال خواهد شد.
قبل از مراجعه به اداره امور ایرانیان جهت اطلاع از وصول پرونده از نمایندگی مربوطه به دبیرخانه این اداره به شماره 61153239 تماس گرفته شود.
- تمامی مدارک ذکر شده در بالا میبایستی توسط نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اقامت مشمول به یکی از مراکز معاینه پزشکی مشمولان مقیم خارج از کشور مستقر در شهرهای مونیخ (آلمان) – دبی (امارات عربی متحده) – پکن (چین) ارسال گردد. مدارک ارسالی از طرق دیگر رسمیت نداشته و عودت خواهد شد.
- هموطنان گرامی جهت اطلاع از وضعیت پرونده معافیت پزشکی از طریق نمایندگی محل اقامت خود مراتب را پیگیری نموده و از تماس با مراکز معاینه پزشکی مشمولان مقیم خارج از کشور مستقر در شهرهای مونیخ (آلمان) – دبی (امارات عربی متحده) – پکن (چین) خودداری نمایند.
- بعد از دریافت مدارک بصورت کامل، مرکز پزشکی مربوطه با پزشک، پزشکان و یا بیمارستان معتمد کمیسیون پزشکی هماهنگی لازم را در خصوص وقت معاینه حضوری مشمول انجام داده و مراتب را به نمایندگی محل اقامت مشمول اعلام می نماید (مقتضی است به منظور تعیین وقت معاینات پزشکی از تماس مستقیم با مرکز پزشکی مورد نظر اجتناب نمایند).
- بر اساس مقررات مصوب کمیسیون پزشکی، حضور متقاضیان معافیت پزشکی برای انجام معاینات مربوطه و همچنین احراز هویت، در تاریخی که مرکز پزشکی مربوطه مشخص خواهد کرد، با همراه داشتن گذرنامه و دیگر مدارک هویتی ایرانی در محل انجام معاینات پزشکی تعیین شده ضروری می باشد. بدیهی است عدم حضور مشمول در تاریخ مقرر به منزله انصراف محسوب گردیده و پرونده وی بدون هرگونه اقدامی بایگانی خواهد شد.
- پیگیری امور مربوط به اخذ روادید کشور محل انجام معاینات پزشکی، اقامت و اسکان مشمول (در صورت نیاز) و هزینه‌های پزشک و دیگر امور مربوطه، به عهده شخص مشمول بوده و نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور هیچگونه مسئولیتی در قبال موارد فوق الاشاره ندارند.
- تشخیص نهایی، قبول یا رد درخواست‌های معافیت پزشکی بر عهده کمیسیون پزشکی مستقر در سازمان نظام وظیفه جمهوری اسلامی ایران در داخل کشور بوده و انجام معاینات در مراکز معاینه پزشکی مشمولان مقیم خارج از کشور مستقر در شهرهای مونیخ (آلمان) – دبی (امارات عربی متحده) – پکن (چین) دلیلی بر قطعیت معافیت پزشکی مشمولان نخواهد بود.
- بدیهی است در صورت رد درخواست مربوطه توسط کمیسیون پزشکی سازمان نظام وظیفه، فرد متقاضی مشمول شناخته شده و از تاریخ رد درخواست (در صورت عدم حضور جهت انجام خدمت سربازی) غایب محسوب می‌گردد.
- تصاویر مدارک پرونده معافیت پزشکی در برگه‌های آ-4 به صورت جداگانه تهیه و تحویل گردد.
- هموطنان گرامی جهت اطلاع بیشتر از شرایط و قوانین معافیت پزشکی می توانند به وب سایت سازمان نظام وظیفه به آدرس (vazifeh.police.ir) مراجعه نمایند. عواقب و خسارات مادی و معنوی ناشی از عدم آگاهی از قوانین و مقررات بر عهده متقاضی می‌باشد.
- بر اساس تصمیم سازمان نظام وظیفه عمومی، تقاضای معافیت پزشکی شامل دانشجویان متعهد خدمت و یا کسانی که با وثیقه از کشور خارج شده‌اند، نمی‌گردد.